Los principios clave de una gestión básica incluyen eliminar redundancias y consolidar sistemas. La implementación de sistemas integrados de gestión proporciona un marco para hacer esto. Cuando integra sus sistemas de gestión, reduce la duplicidad de trabaja y mejora la eficiencia.
Los sistemas integrados de gestión ofrecen mayores beneficios que la ejecución de sistemas de gestión separados en paralelo.
Un sistema integrado de gestión es una herramienta en la que se plasma el protocolo a seguir a diario en una actividad de producción. Tener implantado este sistema permite optimizar recursos disponibles, mejorando la organización empresarial y el rendimiento a la vez que se reducen los costes.
La integración de los distintos sistemas de gestión que una empresa tiene implantados es posible, gracias a que estos comparten rasgos comunes. En este sentido, las normas de referencian otorgan flexibilidad a las organizaciones, pero hay que tener en cuenta que, independientemente de la forma elegida, se debe cumplir con los objetivos estas establezcan.
El propósito de estos sistemas, está relacionado con las mejoras en el rendimiento de la empresa, reducción de gastos y conseguir un funcionamiento con equilibrio. Se puede entender que los procesos cumplen diferentes niveles de calidad según se haya marcado.
Al ser una herramienta que engloba una gran serie de disciplinas en un mismo ámbito, genera el ahorro de recursos, esfuerzo y aumenta la eficacia de los procesos. Se optimiza el rendimiento del negocio combinándose diferentes sistemas, ya que todas las áreas quedan equilibradas y ninguna de ellas se debilita.
¿Qué son los sistemas integrados de gestión?
Un Sistema Integrado de Gestión (SIG) aúna distintas disciplinas de un modo conjunto, para gestionar múltiples aspectos de las operaciones de una organización en consonancia con múltiples normas, como las relativas a la gestión de la calidad, el medioambiente y la salud y la seguridad laboral. Esto simplifica el mantenimiento de los distintos sistemas de gestión e incrementa su utilidad. Para las empresas significa una mejora notable tanto en la calidad de sus outputs como en los programas o políticas que se aplican.
La mayoría de las empresas ya cuentan con sistemas – tanto formales como informales – para tratar estos temas; Sin embargo, lo que muchos responsables desconocen es el grado en el que están duplicando los procesos o la creación de trabajo extra innecesario para su personal. Por si no lo sabía, la seguridad, la gestión medioambiental y el control de la calidad tienen muchos puntos en común, y todos trabajan hacia el objetivo final de hacer su organización más eficaz y eficiente.
La actividad productiva de cualquier empresa está compuesta por diferentes procesos y operaciones, es por ello que su actividad diaria mejora cuando se realiza bajo un sistema en el cual todas las actividades estén integradas bajo el mismo sistema de gestión. Con esto se consigue evitar que flojeen ciertas partes y que se perjudique a otras.
No es necesario realizar un sistema integrado de gestión de todas las áreas, se puede optar por integrar solo un par de las que hemos visto en el apartado anterior.
Beneficios de utilizar sistemas integrados de gestión
La implementación de este tipo de sistema es muy rápida y simplificada. Esto se debe a que todas las áreas del negocio lo implementan de forma simultánea, ahorrando mucho trabajo y recursos en el proceso. Lo mismo se puede decir de la limitación de los manuales de gestión.
Una de las ventajas principales recae sobre los errores y los fallos dentro de los procesos, ya que estos se reducen al mínimo. En el caso de que se produzca un error, es posible que este afecte a las demás secciones. Por esta causa es tan importante saber que se está reduciendo la posibilidad de error.
Gestión de la información con mayor facilidad, ya que se desplaza en diferentes niveles y departamentos, en igualdad de condiciones. El personal encargado de estos aspectos no necesita una preparación tan intensa ni compleja como en el pasado.
Los criterios corporativos se alinean. Como consecuencia de esto es la reducción de tiempo ya que no es necesario duplicar esfuerzos y resultados. En muchas empresas hay problemas de comunicación entre diferentes departamentos lo que genera tareas afectadas en la duplicidad. Un sistema integrado anula estos casos.
Se reduce el número de manuales de gestión. Un mismo registro puede abarcar el registro de diferentes modelos integrados. El mantenimiento de este sistema requiere menos esfuerzo.
La implantación del sistema es más rápida, ya que se hace paralelamente en todas las disciplinas que engloba.
Fácil control de la información. Esta se encuentra conectada entre sí facilitando la accesibilidad desde cualquier punto de la red informática.
Conclusión
La implementación de sistemas integrados de gestión es ideal para facilitar el cumplimiento de los estándares fijados en el desarrollo de la actividad productiva. El tiempo que se ahorra al llevar a cabo las distintas actividades y el mantenimiento que exige un solo sistema de gestión simplificado son importantes factores a tener en cuenta.
